Informationen zum Datenschutz für Teilnehmer an Online-Meetings (m/w/d)

1. Vorwort

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Teams ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, Teams, Communities und Netzwerke, die Unternehmensverband übergreifend eingesetzt wird. Dieses beinhaltet unter anderem eine Videokonferenzfunktion.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir (solasolution GmbH, Güterstr. 23 B, 45219 Essen – im Folgenden „solasolution“) über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Online Meetings unter Verwendung der Videokonferenzlösung „Microsoft Teams“.

Bitte beachte, dass diese Datenschutzhinweise Dich nur über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Du gemeinsam mit uns Online-Meetings durchführst. Soweit Du die Internetseite von „Microsoft-Teams“ aufrufst, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Falls Du Informationen über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch Microsoft benötigst, bitten wir Dich, die entsprechende Erklärung bei Microsoft einzusehen.

2. Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:

solasolution GmbH

Güterstr. 23 B | 45219 Essen

Telefon: 02054-8603090 | mail@solasolution.de

3. Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichst Du wie folgt:

per Post mit dem Betreff: „Datenschutzbeauftragte“

solasolution GmbH, Güterstr. 23 B, 45219 Essen

E-Mail: datenschutz@solasolution.de

4. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Du vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machst.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
  • Kommunikationsdaten (z. B. Deine Emailadresse, wenn Du diese personenbezogen angibst)
  • Logfiles, Protokolldaten
  • Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort usw.)
  • Profildaten (z. B. Dein Nutzername, wenn Du diesen angibst, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache)
  • Text- und Audiodaten (Texteingaben über die Chat-Funktion, Daten vom Mikrofon und der Videokamera, sofern diese nicht deaktiviert sind)

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser Interesse besteht hier an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“. Unser berechtigtes Interesse für die Datenverarbeitung lautet: Durchführung von Online-Informationsveranstaltungen zur Information der Teilnehmenden über fachliche Themen sowie das Unternehmen und seine Geschäftsaktivitäten.

5. Gesprächs- und Video-Aufzeichnungen

Beim Team Meetings werden Audioeingaben und Videoaufnahmen verhindert durch unsere Microsoft Teams Einstellungen. Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung von Remote-Meetings.

Bei Webinaren, Schulungen und Online-Events kann eine Aufzeichnung unter den folgenden Voraussetzungen stattfinden:

  1. Vorherige ausdrückliche Ankündigung der geplanten Aufzeichnung an die Teilnehmenden.
  2. Globale datenschutzfreundliche Voreinstellung, die das Einholen einer Einwilligung jedes Teilnehmenden erzwingt – wird keine Einwilligung erteilt, werden und bleiben das Mikrofon sowie die Kamera des bzw. der Teilnehmenden gesperrt.
  3. Den Teilnehmenden wird der Link zu dieser allgemeinen Datenschutzinformation auf solamento.com zur Verfügung gestellt

Für Webinare, Schulungen und Online-Events gilt:

  • Zweck der Aufzeichnung: Weiterbildung der Mitarbeitenden und solamento Reiseberater und dadurch Servicequalitätssicherung
  • Verantwortlicher der Aufzeichnung (Funktion, Rolle): In der Regel wird die Aufzeichnung von Mitarbeitenden der solamento Reisen GmbH vorgenommen.
  • Zugriffsberechtigte der Aufzeichnung bzw. Adressaten, denen die Aufzeichnung zur Verfügung gestellt werden: Aufzeichnungen von Webinaren, Schulungen und Online-Veranstaltungen werden Mitarbeitenden der solasolution GmbH, den solamento Reiseberatern und Reiseberaterinnen sowie den Mitarbeitenden der solamento Reisen GmbH zu Fortbildungszwecken auf unserer Schulungsplattform sola academy zur Verfügung gestellt. Für die Bereitstellung der sola academy haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit der elearnio GmbH, David-Gilly-Str. 1, 14469 Potsdam, geschlossen.
  • Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland vorgesehen ist. Demgemäß haben wir für Office 365 umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen mit Microsoft vereinbart, die dem aktuell geltenden Stand der Technik der IT-Sicherheit z. B. hinsichtlich Zugriffsberechtigungs- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselungskonzepten für Datenleitung, Datenbanken und Server entsprechen. Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Du Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigst, bitten wir Dich die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen.
  • Speicherort und – dauer der Aufzeichnung: Aufzeichnungen werden in Microsoft Teams für die Dauer von 60 Tagen gespeichert und danach automatisch gelöscht. Aufzeichnungen, die in der sola academy hochgeladen werden, werden dort solange gespeichert, bis der Zweck entfällt oder die Schulungsinhalte veraltet sind oder solange die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Die Rechtsgrundlage für Gesprächs- und Videoaufzeichnungen bildet Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit a) DSGVO.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
7. Rechte betroffener Personen

Microsoft Teams bietet Dir die Möglichkeit, auf unsere Beiträge zu reagieren, diese zu kommentieren und uns private Nachrichten zu schicken. Bitte prüfe sorgfältig, welche personenbezogenen Daten Du mit uns über Microsoft Teams teilst.

Das geltende Datenschutzrecht gewährt Dir gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten umfassende Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), über die wir Dich nachstehend informieren:

  • Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
  • Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
  • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
  • Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
  • Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.

Wenn wir Deine personenbezogenen Daten auf der Basis eines Interessenausgleichs verwenden, kannst Du der Verwendung Deiner Daten widersprechen. In diesem Fall werden wir Deine Daten nicht mehr verwenden, es sei denn, unsere Interessen überwiegen.

8. Änderung dieser Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Deinen erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

(Stand: Januar 2024)